根據《機關檔案管理規定》(國家檔案局令第13號)要求,我局需采購2024年檔案整理服務,采購方案如下:
一、采購簡要說明
(一)項目內容
1.整理約15731份文書檔案、榮譽實物檔案約100件、合同110份;
2.儲備糧驗收資料47盒(5CM/盒);
3.投資項目審批資料7項(約2000頁/項);
4.信訪資料15盒(3CM/盒);
5.專項檔案108本插頁。
文書檔案按照文件整理規則(即新方法)進行整理及數字化加工,榮譽實物檔案按立卷方式歸檔,資料整理按單份文件方式整理。
(二)項目服務期限、地點和要求
1.項目服務期限:2025年12月中旬前。
2.項目實施地點:由服務供應商提供,應具備檔案管理要求,周邊環境可控,應具備合格的安全監控、消防條件(如監控、防盜門窗、滅火器等)。
3.項目服務具體要求:(1)按照文件材料歸檔要求,對上述檔案材料進行鑒定、分類、整理、托表、去污除塵、打印、編目、數字化加工、刻錄電子數據光盤、裝訂、入盒、編寫歸檔說明和統計臺賬等工作,經采購人驗收合格,在整理過程中不能丟失、不能損壞檔案材料。(2)卷內文件有條理地排列。卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后,正本在前、定稿在后,轉發文件在前、被轉發文件在后,審核中結論性材料在前、依據性材料在后;其它文件材料按文件的重要程度和形成時間先后排列。(3)編制頁號不重不漏。卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右下角、背面的左下角填寫頁號。(4)填寫卷內文件目錄準確清晰。題名即文件的標題,一般應照實抄錄,不要隨意更改和簡化;沒有題名或題名不能反映實質內容的要擬寫題名,外加“〔 〕”號。對“任免通知”、“表彰決定”等文件的題名通常只標注一個或部分人名,著錄時需在題名之后,加上該文涉及的本單位其他有關人員的名字,并外加“〔 〕”號。如:“關于張某等同志任職的通知〔徐某、李某某〕”;責任者、文號、時間、頁號等要清楚準確填寫。(5)裝訂案卷整齊結實。卷內文件材料要去掉金屬物。對裝訂線外有字跡的要加邊,對破損或大小不一的文件,要加以修復、折疊,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,裝訂案卷要整齊、結實、美觀。不得將文件放倒、放反、放斜。左側裝訂的卷要左側、下沿取齊,文件要與卷皮下沿取齊,裝訂時不得訂住文字,也不能漏訂,單份文件歸檔要采用304不銹鋼訂裝,案卷應采用三孔一線的方法裝訂,孔距要適當,用線繩裝訂,要勒緊,結頭結在背面。(6)項目實施期間所需設備(如計算機、打印機、掃描設備等)及服務期間所需辦公耗材由服務供應商提供。(7)檔案整理場所須符合檔案安全保管“八防”要求,保證檔案實體安全。(8)項目應用的檔案管理系統必須是珠海泰坦軟件系統有限公司開發的DARMS2009或超越2000檔案管理系統。(9)供應服務商須在采購文件中確定項目主管及工作人員,說明主要參與人員的職責及任務;項目團隊包括項目負責人、工作人員在內不少于8人,并持有檔案人員崗位培訓證書,項目負責人必須具有檔案中級職稱或以上,確保團隊成員完成工作。原則上確定的人員不允許隨意更換,如更換須經雙方同意;確保團隊成員在指定工作場所完成工作。(10)結算金額包含整理期間所需的檔案用品耗材。
二、項目目標
通過向檔案整理中介服務公司購買檔案整理和數字化加工服務,保證檔案資料整理和數字化加工原件和內容信息的安全,嚴防在檔案數字化處理過程中發生檔案損毀、丟失、泄密等情況,并保證紙質檔案數字化處理的質量。檔案整理服務機構在進行檔案數字化加工工作中必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等有關規定,按江門市檔案局規定的檔案歸檔文件整理規則要求進行數字化加工,確保通過江門市檔案局驗收。
三、供應商資格要求
1.具有江門市政府購買社會服務供應商資格;
2.在江門市檔案行政管理部門登記備案的中介服務機構;
3.必須是合法注冊登記的企業法人,具有獨立法人資格及相關資質,經營實體在江門市蓬江區、江海區范圍內的優先;具備年審有效的經營許可證明:企業法人營業執照、社會信用代碼證;具備檔案管理服務和檔案用品的經營資質;
4.服務商需具備實施地點,以及檔案整理和數字化加工場所,對此項目配備不少于8人的工作團隊,整理員需具有檔案行政部門核發的專業上崗證;
5.有為機關、事業單位提供檔案整理、數字化加工服務經驗的優先;
6.本項目不允許轉包,不接受聯合體服務;
7.采購人與服務商需就此檔案整理項目簽訂保密協議書和保密責任書;
8.報價時提供上述要求的證明材料。
四、報價要求
本項目采用項目總包價形式報價,不能分拆報價。本項目總價上限為人民幣16萬元,報價不能超過此上限金額。
五、付款辦法
1.首付款:合同簽訂后,我局在收到服務商提供的有效發票后30日內,向其支付合同總價30%的款項。
2.尾款:完成合同服務內容并驗收合格后,我局一次性向服務商支付剩余款項。
六、違約責任
1.服務商未按期完工,每延遲一日,應向采購人支付總價款0.5%的違約金,但金額不得超過合同總額的10%;
2.服務商對整理期間出現的檔案內容泄密、文件材料丟失等承擔法律及經濟責任。若違反保密協議的約定,我局有權取消業務合作或終止已開始的合作,并保留追究法律責任的權利。
七、其他事項
采購人與服務商雙方需就此檔案整理項目簽訂保密協議。
八、項目公示時間:3個工作日,即2025年10月22日至2025年10月24日。
九、聯系方式
聯系人:王小姐,聯系電話:0750-3276612;
地 點:江門市發展和改革局(江門市蓬江區白沙大道西1號市府大院8號樓二樓8211室)
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