關于向社會組織購買服務開展江門市發展和改革局2024年檔案資料整理服務的公告

　　根據《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）要求，我局需采購2024年檔案整理服務，采購方案如下：

　　一、采購簡要說明

　　（一）項目內容

　　1.整理約15731份文書檔案、榮譽實物檔案約100件、合同110份；

　　2.儲備糧驗收資料47盒（5CM/盒）；

　　3.投資項目審批資料7項（約2000頁/項）；

　　4.信訪資料15盒（3CM/盒）；

　　5.專項檔案108本插頁。

　　文書檔案按照文件整理規則（即新方法）進行整理及數字化加工，榮譽實物檔案按立卷方式歸檔，資料整理按單份文件方式整理。

　　（二）項目服務期限、地點和要求

　　1.項目服務期限：2025年12月中旬前。

　　2.項目實施地點：由服務供應商提供，應具備檔案管理要求，周邊環境可控，應具備合格的安全監控、消防條件（如監控、防盜門窗、滅火器等）。

　　3.項目服務具體要求：（1）按照文件材料歸檔要求,對上述檔案材料進行鑒定、分類、整理、托表、去污除塵、打印、編目、數字化加工、刻錄電子數據光盤、裝訂、入盒、編寫歸檔說明和統計臺賬等工作，經采購人驗收合格，在整理過程中不能丟失、不能損壞檔案材料。（2）卷內文件有條理地排列。卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，轉發文件在前、被轉發文件在后，審核中結論性材料在前、依據性材料在后；其它文件材料按文件的重要程度和形成時間先后排列。（3）編制頁號不重不漏。卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右下角、背面的左下角填寫頁號。（4）填寫卷內文件目錄準確清晰。題名即文件的標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有題名或題名不能反映實質內容的要擬寫題名，外加“〔 〕”號。對“任免通知”、“表彰決定”等文件的題名通常只標注一個或部分人名，著錄時需在題名之后，加上該文涉及的本單位其他有關人員的名字，并外加“〔 〕”號。如：“關于張某等同志任職的通知〔徐某、李某某〕”；責任者、文號、時間、頁號等要清楚準確填寫。（5）裝訂案卷整齊結實。卷內文件材料要去掉金屬物。對裝訂線外有字跡的要加邊，對破損或大小不一的文件，要加以修復、折疊，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，裝訂案卷要整齊、結實、美觀。不得將文件放倒、放反、放斜。左側裝訂的卷要左側、下沿取齊，文件要與卷皮下沿取齊，裝訂時不得訂住文字，也不能漏訂，單份文件歸檔要采用304不銹鋼訂裝，案卷應采用三孔一線的方法裝訂，孔距要適當，用線繩裝訂，要勒緊，結頭結在背面。（6）項目實施期間所需設備（如計算機、打印機、掃描設備等）及服務期間所需辦公耗材由服務供應商提供。（7）檔案整理場所須符合檔案安全保管“八防”要求，保證檔案實體安全。（8）項目應用的檔案管理系統必須是珠海泰坦軟件系統有限公司開發的DARMS2009或超越2000檔案管理系統。（9）供應服務商須在采購文件中確定項目主管及工作人員，說明主要參與人員的職責及任務；項目團隊包括項目負責人、工作人員在內不少于8人，并持有檔案人員崗位培訓證書，項目負責人必須具有檔案中級職稱或以上，確保團隊成員完成工作。原則上確定的人員不允許隨意更換，如更換須經雙方同意；確保團隊成員在指定工作場所完成工作。（10）結算金額包含整理期間所需的檔案用品耗材。

　　二、項目目標

　　通過向檔案整理中介服務公司購買檔案整理和數字化加工服務，保證檔案資料整理和數字化加工原件和內容信息的安全，嚴防在檔案數字化處理過程中發生檔案損毀、丟失、泄密等情況，并保證紙質檔案數字化處理的質量。檔案整理服務機構在進行檔案數字化加工工作中必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等有關規定，按江門市檔案局規定的檔案歸檔文件整理規則要求進行數字化加工，確保通過江門市檔案局驗收。

　　三、供應商資格要求

　　1.具有江門市政府購買社會服務供應商資格；

　　2.在江門市檔案行政管理部門登記備案的中介服務機構；

　　3.必須是合法注冊登記的企業法人，具有獨立法人資格及相關資質，經營實體在江門市蓬江區、江海區范圍內的優先；具備年審有效的經營許可證明：企業法人營業執照、社會信用代碼證；具備檔案管理服務和檔案用品的經營資質；

　　4.服務商需具備實施地點，以及檔案整理和數字化加工場所，對此項目配備不少于8人的工作團隊，整理員需具有檔案行政部門核發的專業上崗證; 

　　5.有為機關、事業單位提供檔案整理、數字化加工服務經驗的優先;

　　6.本項目不允許轉包，不接受聯合體服務；

　　7.采購人與服務商需就此檔案整理項目簽訂保密協議書和保密責任書；

　　8.報價時提供上述要求的證明材料。

　　四、報價要求

　　本項目采用項目總包價形式報價，不能分拆報價。本項目總價上限為人民幣16萬元，報價不能超過此上限金額。

　　五、付款辦法

　　1.首付款：合同簽訂后，我局在收到服務商提供的有效發票后30日內，向其支付合同總價30%的款項。

　　2.尾款：完成合同服務內容并驗收合格后，我局一次性向服務商支付剩余款項。

　　六、違約責任

　　1.服務商未按期完工，每延遲一日，應向采購人支付總價款0.5%的違約金，但金額不得超過合同總額的10％；

　　2.服務商對整理期間出現的檔案內容泄密、文件材料丟失等承擔法律及經濟責任。若違反保密協議的約定，我局有權取消業務合作或終止已開始的合作，并保留追究法律責任的權利。

　　七、其他事項

　　采購人與服務商雙方需就此檔案整理項目簽訂保密協議。

　　八、項目公示時間：3個工作日，即2025年10月22日至2025年10月24日。

　　九、聯系方式

　　聯系人：王小姐，聯系電話：0750-3276612；

　　地    點：江門市發展和改革局（江門市蓬江區白沙大道西1號市府大院8號樓二樓8211室）