江門市醫療保障局檔案整理服務項目采購公告

　　一、采購簡要說明

　　（一）項目內容

　　2025年文書檔案整理約5000份，會計憑證約300本，賬本約50本。文書檔案按照文件整理規則進行整理及數字化加工（含文件匯編）；其他檔案按立卷方式歸檔，其中：會計檔案整理還需安排具備會計專業知識人員按照本部門要求進行原始資料歸檔整理。

　　（二）服務期限、地點

　　服務期限自合同簽訂之日起5個月內完成。供應商在合同約定的時間內，到江門市醫療保障局指定地點開展服務。工作時間為法定工作日，具體工作時間也可經雙方協商一致，以保證本項目的順利實施。

　　（三）項目服務具體要求

　　1.按照文件材料歸檔要求，對上述檔案材料進行鑒定、分類、起釘、整理、托表、去污除塵、錄入、打印、編目、刻錄電子數據光盤、裝訂、入盒、編寫歸檔說明及統計臺賬等工作，在整理過程中不能丟失、不能損壞檔案材料。

　　2.卷內文件，排列條理。卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次排列在一起。同一份文件的正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，轉發文件在前、被轉發文件在后；同一份文件審核中結論性材料在前，依據性材料在后；其他文件材料按文件的重要程度和形成時間先后排列。

　　3.編制頁號，不重不漏。卷內文件材料應排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右下角、背面的左下角填寫頁號。

　　4.填寫卷內文件目錄，準確清晰。題名即文件的標題，一般應照實抄錄，不能隨意更改和簡化；沒有題名或題名不能反映實質內容的要擬寫題名，外加“〔 〕”號。對“任免通知”“表彰決定”等文件的題名通常只標注一個或部分人名，著錄時需在題名之后，加上該文涉及的本單位其他有關人員的名字，并外加“〔 〕”號。

　　5.裝訂案卷，整齊結實。卷內文件材料要去掉金屬物。對裝訂線外有字跡的要加邊，對破損或大小不一的文件，要加以修復、折疊，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，裝訂案卷要整齊、結實、美觀。不得將文件放倒、放反、放斜。左側裝訂的卷要左側、下沿取齊，文件要與卷皮下沿取齊，裝訂時不得訂住文字，也不能漏訂，單份文件歸檔要采用304不銹鋼裝，案卷應采用三孔一線的方法裝訂，孔距要適當，用線繩裝訂，要勒緊，結頭結在背面。

　　6.安排具備財會專業知識的人員對財務檔案原始資料按本部門具體要求進行包括但不限于分類、排序、調整、整理等檔案原始歸檔工作。

　　二、項目達到目標和安全

　　中選的檔案整理中介服務公司需保證檔案資料整理和數字化加工原件和內容信息的安全，嚴防在檔案數字化處理過程中發生檔案損毀、丟失、泄密等現象，并保證紙質檔案數字化處理的質量。在進行檔案數字化加工工作中必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等有關規定，按照江門市檔案局規定的檔案歸檔文件整理規則的要求進行數字化加工，確保能通過江門市檔案局驗收。

　　三、服務機構資質條件及有關要求

　　（一）供應商資格要求

　　1.具有國內獨立法人資格、獨立承擔民事責任和履行合同能力（需提交法人證書復印件）；

　　2.具有經江門市檔案行政主管部門備案核定的檔案中介服務資格，且業務范圍中含“檔案整理”（需提交備案登記證復印件）；

　　3.本項目不接受聯合體報價，不允許分包、轉包。

　　（二）服務要求

　　1.項目實施期間所需設備及服務期間所需辦公耗材和檔案用品耗材由供應商提供。

　　2.供應商需在報價文件中確定項目主管，說明主要參與人員的職責及任務。項目團隊成員需有2人以上，且持有檔案人員崗位培訓證書，具有檔案工作經歷和實務操作能力，能勝任本業務工作。項目主管必須具有初級以上職稱，確保團隊成員在指定工作地點完成工作。原則上確定的人員不允許隨意更換，如更換須經雙方同意。工作人員嚴格遵守各項管理制度，維護采購單位利益。

　　3.供應商須于簽訂合同后20個工作日內進場開始檔案整理工作。

　　（三）供應商確定

　　本項目屬于市本級政府購買服務指導性目錄內且在限額標準以下，采取政府購買服務方式進行采購。由本部門政府采購工作小組根據政府購買服務相關規定，綜合考慮本部門實際需求情況，按“物有所值”原則擇優確定成交供應商。

　　四、報價要求

　　本項目不能分拆報價，總價報價上限為人民幣4萬元，服務商所報總價不能超過此上限金額。

　　五、付款辦法

　　本項目分兩次支付，采購方在簽訂采購合同確認后，第一次支付項目金額的80%；第二次支付余款，待項目驗收后據實列支。

　　六、保密責任

　　（一）供應服務商應與檔案整理相關工作人員簽訂《保密責任書》，并監督相關工作人員在本項目進行期間及完結后，要嚴格遵守國家保密法律法規和規章制度，保守國家秘密和工作秘密，未經采購人同意，不得泄露、下載、留存、持有、告知、公布、發布和使用本項目檔案信息。

　　（二）在項目實施期間，供應服務商聘請的檔案整理人員不得以任何方式將檔案資料帶出工作場所或向外泄露。供應服務商應提供必要的方式和措施，協助采購人保證檔案安全和保守檔案秘密。

　　（三）供應服務商如未能履行職責或違反保密規定的行為，造成泄密，采購人可依照規定追究責任，并視情節作出處理。構成犯罪的，依法追究法律責任。

　　七、違約責任

　　1.服務商未按期完工，每延遲一日，應向采購人支付總價款0.5‰的違約金，但金額不得超過合同總額的10％；

　　2.服務商對整理期間出現的檔案內容泄密、文件材料丟失等承擔法律及經濟責任。若違反保密協議的約定，我局有權取消業務合作或終止已開始的合作，并保留追究法律責任的權利。

　　八、項目公示時間

　　三個工作日，即2025年4月22日至2025年4月24日。

　　九、接收報價文件的時間、地點及要求

　　1.接收報價文件時間：8:30時-12:00時；14:30時-17:30時；公示結束后不再接收報價。

　　2.接收報價文件地點：江門市醫療保障局辦公室（地址：江門市蓬江區建設三路8號9樓辦公室901）。

　　3.報價文件必須提供1份正本2份副本，首部和尾部加蓋供應服務商公章。按順序裝訂成冊并密封，密封袋需注明項目名稱、供應服務商單位名稱并加蓋服務商公章。

　　十、聯系事項

　　單位名稱：江門市醫療保障局

　　單位地址：江門市蓬江區建設三路8號9樓辦公室

　　聯系人：譚小姐

　　聯系電話：0750-3992987

江門市醫療保障局   

  　　2025年4月21日