江門市自然資源局關于2024年檔案整理及數字化項目采購公告

　　一、項目概況

　　我局現開展2024年檔案整理和數字化工作，對我局文書檔案、業務檔案進行規范整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份和成果管理，建立電子檔案的目錄及全文數據庫，并通過江門市自然資源局數字檔案室系統對其進行管理、查詢、檢索和利用。為了確保項目順利實施，現就我局2024年檔案整理及數字化項目服務有關事項公告如下，歡迎符合資格的供應商積極參與。

　　二、項目名稱、項目總金額、服務內容

　　（一）項目名稱：江門市自然資源局2024年檔案整理及數字化項目

　　（二）項目總金額：18.9萬元（大寫：人民幣拾捌點玖萬元）。該費用為人民幣含稅全包價，包括本項目所有服務費、人工、成果資料、耗材、各種稅費以及合同實施過程中不可預見費用等一切費用。

　　（三）服務內容：按照《關于轉發〈廣東省檔案局關于DA T22-2015歸檔文件整理規則的貫徹意見〉的通知》（江檔﹝2016﹞82號）、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）等規范要求，本項目需要整理文書檔案約9000件，業務檔案約400卷，檔案數字化共約20萬頁（折算為A4），文書檔案盒400個和目錄紙2000張等其他耗材。

　　三、項目服務期限和地點和相關要求

　　（一）服務期限：本項目在簽訂合同后8個月內完成驗收。

　　（二）項目實施地點：江門市國土資源檔案館（地址：江門市蓬江區江海一路83號）；江門市規劃檔案館（地址：江門市蓬江區堤東路129號）。

　　（三）相關要求

　　1.項目承建單位進場工作人員：≥10人，須為項目承建單位正式合同工（與項目承建單位簽定勞動合同），并與項目承建單位簽訂保密協議才可進場。

　　2.進場設備由項目承建單位提供，要求如下：

　　3.現場檔案安全措施

　　l項目承建單位要保障項目實施期間檔案安全。

　　l檔案堆放的地方注意防水、防火、防蟲，誰領用誰負責保管，如出現問題逐級追究。

　　4.現場監控措施

　　閉路監控設備安裝的技術標準為：能看清出入口的進出情況、各個工位的操作情況、檔案臨時保管場地的情況。

　　錄像主機設置在檔案館，并能通過網絡遠程進行實時監控。

　　監控安裝需確保實施現場為360度無死角監控。

　　監控錄像保留至少六個月，可實時查看現場情況，可隨時回查錄像。

　　項目承建單位須提供現場監控設備，并負責設備安裝、維護等工作，項目完成后，須將項目實施期間全程錄制的監控視頻硬盤（含項目全過程監控數據）一并移交給江門市自然資源局。

　　5.配罝滅火裝置

　　為了預防作業現場火災的發生，嚴禁作業現場有火種進入，項目承建單位須采用阻燃材枓敷設力線路和網絡線路，在電線駁接方面，應由專業電工進行施工，項目實施期間由項目承建單位負責巡邏，杜絕隱患。人員每天清場后切斷總電源，檢查門窗，以消除隱患。須在作業現場配備相應的滅火箱，以預備萬一發生火災時使用。

　　四、項目要求和驗收標準

　　（一）項目要求

　　文書檔案按照按國家有關規范及本單位《文件材料歸檔范圍和保管期限表》進行整理，包括清理、鑒定、分類、排列、組件、排序、填寫歸檔章、編頁碼、除釘、裝訂、編目、填寫備考表、填寫檔案盒、檔案入盒、目錄打印、編制歸檔說明、目錄裝訂、目錄夾貼標簽等各項工作。

　　【文書檔案整理要求】

　　1.鑒定保管期限：文書檔案按照《江門市自然資源局文書檔案保管期限表》相關要求，鑒定保管期限。

　　2.編號：文書檔案編號以“件”為單位進行編號，一“件”一號，不能重號，不能空號。文書檔案按照保管期限分別編制流水號，同一年度的歸檔文件按保管期限永久、30年、10年編三條流水號。

　　3.文書檔案件的構成：以每份文件為一件。正文、附件為一件；正本與定稿為一件；轉發文與被轉發文為一件，原件與復印件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）分別獨立成件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

　　4.文書檔案件內文件排序：正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正文在前，發文稿紙和定稿在后。

　　5.文件排查。

　　6.蓋檔號章。

　　7.著錄。

　　8.對照檔案原件，檢查案件文件目錄的所有項（包括案件號、順序號、文號、責任者、題名、日期、頁數、保管期限等），保證其正確、完整，并與實體文件一一對應，仔細檢查每份文件，一份文件對應一條目錄。根據檔案原件目錄，建立數據庫內的機讀目錄數據。

　　9.打印目錄，裝訂規范目錄本（一式兩份,如需移交市檔案館的采用一式三份）。

　　【業務檔案整理要求】

　　1.文件排查。

　　2.業務檔案卷的構成：專業（業務）檔案的歸檔資料整理，原則上實行一案立一卷（件）歸檔，對于材料多、必須一案多卷（件）的檔案，每卷材料卷厚度不宜超過1.5厘米（專業檔案屬圖紙材料型案卷，視實際情況，可不裝訂，每卷立卷厚度不宜超過5厘米），歸檔材料按文件材料形成的時間先后順序排列，但圖紙盡量排于立卷的最后。

　　3.業務檔案一卷為一個流水號每卷單獨編制并打頁號，凡是有文字的紙張均應編制頁號，頁號位于紙張正面右下角，背面左下角,用阿拉伯數字編制,做到無錯碼、漏碼、重碼，逐頁打碼，空白頁不打。

　　4.編號

　　（1）業務檔案以“卷”為單位進行編號，一“卷”一號，不能重號，不能空號。

　　（2）按用戶的要求編好案卷號，著錄案卷目錄、卷內目錄；

　　（3）蓋脊背、案卷封面章。

　　（4）打印案卷封面、卷內目錄裝訂入盒。

　　（5）打印全年各類業務案卷目錄（一式兩份）。

　　5.條目著錄

　　案卷級：全宗號、檔號、項目代號、目錄號、分類號、案卷號、案卷題名、文件件數、總頁數、密級、保管期限、起止日期、說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、備注。

　　卷內級：全宗號、檔號、項目代號、目錄號、分類號、案卷號、卷內順序號、文件編號、責任者、文件材料題名、形成時間、密級、文件類別代碼、頁數、頁號、保管期限、備注。

　　6.對照檔案原件，檢查案卷及卷內文件目錄的所有項（包括案卷號、順序號、文件編號、責任者、題名、日期、頁數、保管期限等），保證其正確、完整，并與實體文件一一對應，仔細檢查每份文件，一份文件對應一條目錄。根據檔案原件目錄，建立數據庫內的機讀目錄數據，打印案卷封面和卷內目錄放入案卷首頁進行裝訂、入盒，檢查。

　　7.打印目錄，卷內目錄放入案卷首頁進行裝訂、入盒。裝訂規范目錄本（一式兩份）。在裝訂過程中需要檢查備考表“立卷人”、“檢查人”是否簽名。

　　【文書檔案、業務檔案的數字化要求】

　　1.根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO 等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀 (如工程圖紙可采用0 號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2.掃描質量要求以視覺清晰為準，頁面完整，不得漏頁。

　　3.黑白頁面掃描為黑白模式，彩色頁面掃描為彩色模式，根據原件清晰程度，個別采用灰度或真彩掃描，分辨率一般為300dpi,對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。

　　4.圖像處理

　　（1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現圖像質量不達標、圖像文件不完整、漏掃文件等情況，應重新進行圖像掃描；掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　（2）對圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質（如污點、污線、黑邊等）應進行去污處理，處理過程中應遵循展現檔案原貌的原則，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等。

　　（3）對大幅面檔案進行分幅掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像，不得裁掉紙質檔案原有頁邊。

　　5.圖像存儲

　　（1）檔案掃描件采用JPEG和雙層PDF格式存儲，所有紙質檔案均掃描為JPEG圖片文件，通過江門市自然資源局數字檔案室系統“密”字檢查后，掛接到對應的檔案目錄。然后以卷或件為單位組卷轉換為多頁PDF格式，保留兩份數據成果。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

　　（2）文書檔案JPEG圖像文件的命名

　　紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　例如：全宗號（3位數）—年度（4位數）—保管期限—件號（4位數）—頁號（4位數）

　　（3）文書檔案PDF圖像文件的命名

　　全宗號（3位數）—WS·年度（4位數）—保管期限—件號（4位數）—頁號（4位數）

　　（4）業務檔案JPEG、PDF圖像按用戶編號分類方案命名。

　　6.數據存儲

　　（1）采用一次性寫入光盤作為數字化副本存儲載體。為保證長期保存的需要，使用單片盒裝檔案級DVD刻錄光盤和移動硬盤，JPEG和雙層PDF數據成果需各刻錄一套。

　　（2）數據存儲后，應及時進行存儲記錄。同時，移交存儲載體應貼有標簽（盒面），標簽上應注明全宗號、年度、載體順序號、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環境、套別等。光盤正、反兩面嚴禁貼標簽和寫字。

　　（二）驗收標準

　　1.檔案和數字化成果要滿足項目執行標準和項目要求，保證項目的科學性、規范性和實用性。

　　2. 項目實施過程中出現的問題均已解決，完成的所有檔案原件雙方確認安全入庫上架。

　　3.組織專家對項目成果進行驗收。

　　五、結算方式和履約保證金

　　（一）結算方式：本項目分兩期支付。

　　第一期：合同簽訂生效后，中標的項目承建單位將金額為10萬元等額發票交我局，我局在收到發票15個工作日內按該發票金額向市財政部門申請支付給中標的項目承建單位。

　　第二期：中標的項目承建單位完成本合同服務內容的70%，且完成質量達到合同要求后，將剩余未支付合同金額的等額發票交我局，我局收到發票15個工作日內按該發票金額向市財政部門申請支付給中標的項目承建單位。

　　（二）項目履約保證金

　　在合同簽訂生效后的15個工作日內，中標的項目承建單位向我局支付合同總金額的5%作為項目的履約保證金；在項目驗收合格后15個工作日內，我局將該履約保證金全額無息退回中標的項目承建單位。

　　（三）項目完成后根據所提供的實際工作量來進行結算，若實際工作量與項目合同約定工作量有差異，則通過雙方簽定補充協議的方式，約定增減服務內容以達到與項目合同總價等值的服務。

　　（四）上述付款時間為我局向財政支付部門提出申請的時間（不含財政支付部門的審查時間）。我局不承擔因財政資金不能及時到位給中標的項目承建單位造成的任何損失。

　　六、供應服務商資格條件

　　（一）投標人應是在中華人民共和國境內注冊或登記一年以上的具有獨立承擔民事責任能力的企業法人或其他組織。

　　（二）投標人應具備《政府采購法》第二十二條規定的條件。

　　（三）投標人未被列入“信用中國”網站(www.creditchina.gov.cn)“記錄失信被執行人或重大稅收違法案件當事人名單或政府采購嚴重違法失信行為”記錄名單；不處于中國政府采購網(www.ccgp.gov.cn)“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。

　　（四）投標人應具有廣東省內檔案行政管理部門頒發的檔案中介服務機構備案資質證書或備案回執。

　　（五）投標人必須具有檔案整理和數字化加工經驗，投標時要提供三個項目以上的證明材料。

　　（六）本項目不接受聯合體投標。

　　七、評分標準

　　八、項目評審方式

　　（一）本項目需先進行資格審查，由我局采購工作小組對投標人進行資格審查。資格審查通過后，我局抽取評審員組成項目評審小組，召開評審會對投標人提供的投標文件進行評分，綜合得分最高的投標人確定為中標的項目承建單位。

　　（二）評審結果將在我局門戶網站公示3個工作日，公示結束后，我局將在規定期限內與中標的項目承建單位簽訂采購合同和保密協議。

　　九、投標資料要求

　　（一）投標資格證明文件

　　包括投標人營業執照、法人身份證明、投標代理人身份證復印件（如有授權）、授權委托書（如有授權）以及項目對投標人資格要求的其他相關有效證明材料。

　　注：上述投標資格證明文件用于資格審查，均要求加蓋投標人公章，單獨裝訂為一份文件，但無需密封包裝。

　　（二）投標文件

　　包括投標報價表（格式自擬，報價表中需具有工作類別的單價及總價）、投標資格證明文件、項目組織實施方案、投標人信用等級證明材料、獲獎證書證明材料、同類項目經驗有效證明材料、配備技術力量證明材料、售后服務承諾等。

　　注：1.以上材料均要求加蓋投標人公章，全部裝訂為一份文件，必須密封包裝。

　　2.本項目的最高限價為人民幣18.9萬元，投標報價不得超過最高限價，否則作無效投標處理。

　　十、投標資料遞交時間和地點

　　（一）投標文件遞交截止日期（含本日，可郵寄，以收件人簽收時間為準）：2024年5月10日17:30前。

　　（二）遞交地點：江門市江海區江海一路83號江門市國土資源檔案館。

　　（三）聯系人：張小姐，聯系電話：0750-3863619。